记账凭证怎么和原始凭证装订_会计实务-全球办
导读:
好的,这是一个非常具体且重要的会计实务操作问题。记账凭证与原始凭证的装订是会计档案管理的基础,规范装订不仅便于日后查账,也是审计和税务检查的基本要求。以下是详细的步骤、方法和注意事项,遵循中国《会计
🔄分享 举报
全球办网友 189***892
网友 189***892

好的,这是一个非常具体且重要的会计实务操作问题。记账凭证与原始凭证的装订是会计档案管理的基础,规范装订不仅便于日后查账,也是审计和税务检查的基本要求。

以下是详细的步骤、方法和注意事项,遵循中国《会计档案管理办法》的基本原则和通用会计实务。

一、装订前的准备工作

  1. 分类与整理

    • 将记账凭证按编号(如记字XX号)顺序整理,检查是否有断号、重复编号。
    • 将每一张记账凭证所附的原始凭证整理整齐。常见的原始凭证包括:发票、收据、入库单、出库单、银行回单、费用报销单、工资表等。
    • 对于比记账凭证大的原始凭证(如A4纸的采购合同、验收报告),要折叠成比记账凭证略小的尺寸(通常为记账凭证的大小,如21cm × 11.5cm),折叠时要注意将左上角或装订边露出来,便于日后翻阅。
    • 对于比记账凭证小的原始凭证(如出租车票、小收据),可以用原始凭证粘贴单(也叫“单据粘贴单”)进行粘贴。粘贴时应从左向右、鱼鳞式(阶梯式)均匀粘贴,确保不会重叠,且每张小票据都要露出关键信息(如日期、金额、印章)。在粘贴单上注明单据的张数和总金额。
  2. 去除金属物

    • 仔细检查所有凭证,取下定书钉、回形针、大头针等金属物,以防长期存放时锈蚀损坏凭证。
  3. 核对与检查

    • 最后核对一遍记账凭证上的附件数量是否与实际所附原始凭证张数一致。
    • 检查主管、审核、制单等人员是否已签字或盖章。

二、装订方法与步骤

目前最主流、最规范的方法是线绳装订法(三孔一线)。

所需工具:装订机(或打孔机)、锤子、大针、线绳(棉线或蜡线)、凭证包角纸(或牛皮纸封皮)、胶水、凭证封面、封底。

步骤

  1. 放置整齐,夹紧固定

    • 将整理好的凭证(通常是一个月的内容)加上封面、封底(封面在下,凭证在中间,封底在上)。
    • 用两个大夹子(长尾夹)分别夹住凭证的左上角和右下角,将其牢牢固定,防止在打孔和装订过程中移位。
  2. 打孔

    • 使用装订机或专业打孔机在凭证的左侧均匀地打三个孔。中间的孔一般在凭证高度的中心位置,上下两孔分别距中间孔大约4-5厘米。
    • 打孔要垂直,保证所有凭证的孔洞对齐。
  3. 穿线装订(“三孔一线”核心步骤)

    • 用大针引线,线绳长度大约为凭证高度的两倍半。
    • 第一针:从凭证背面的中间孔穿到正面。
    • 第二针:从正面的中间孔穿到上方的孔(仍从背面穿出)。
    • 第三针:从背面的上孔绕到正面的上孔,再穿回背面的下孔
    • 第四针:从背面的下孔穿到正面的下孔。
    • 第五针:从正面的下孔穿回背面的中间孔
    • 此时,线绳的两端都在凭证的背面中间孔处汇合。将两股线绳拉紧,确保凭证被牢牢捆扎,然后在背面打一个死结,剪掉多余线头。
  4. 粘贴包角纸(可选,但非常推荐)

    • 在装订线结的位置,涂抹胶水,粘贴一张凭证包角纸(通常是直角三角形的牛皮纸)。
    • 将包角纸沿着凭证的左上背面向正面折叠包裹,完全覆盖住线结和装订线。这一步能使装订更牢固、更美观,并能更好地保护凭证。
  5. 填写封面

    • 在凭证封面(牛皮纸质)上清晰填写单位名称、所属年度、月份、凭证的起止号、总册数、本册是第几册等信息,并由装订人盖章或签字。

三、其他装订方法

  1. 热熔胶装订法

    • 使用专用的热熔式凭证装订机,通过高温熔化塑料管或胶条,将凭证粘合在一起。
    • 优点:操作非常快捷、美观。
    • 缺点:不易拆卸,如需抽调某张凭证会非常困难,甚至可能损坏凭证。在需要长期保存和可能接受审计的场景下,线绳装订法仍是首选
  2. 金属条装订法(夹条式)

    • 主要用于活页账本,也可用于凭证。但因其金属易生锈,不推荐作为会计凭证的长期保管装订方式。

四、重要注意事项

  • 附件过多时:如果某张记账凭证附的原始凭证过多(例如,大量的差旅票据),可以单独装订成册,但必须在记账凭证上注明“附件另订”及另订的册号名称。
  • 重要凭证:对于非常重要的原始凭证(如合同、协议),可以单独保管,但应在记账凭证上注明其保管地点和编号,以便查对。
  • 装订厚度:一般每月装订成一本或数本。每本的厚度不宜超过3厘米,太厚不便翻阅和保存。
  • 归档保管:装订好的记账凭证是重要的会计档案,需按照《会计档案管理办法》规定的期限(如30年、10年等)妥善保管在档案室中。

总结:对于“全球办”这类涉及多国业务但需遵循中国会计规范的企业,采用最传统、最标准的“三孔一线”手工装订法是最稳妥、最合规的选择。它牢固、易拆、符合档案管理要求,是应对各类检查的“金标准”。

2025-8-28 21:27:43
细节不同,立即咨询达人!
22年品牌 · 5分钟内响应 · 无限次追问
> >
👤 网友a8f6****c5k938 8分钟前提交了咨询
成都达人推荐
南宫问一问
南宫问一问
已回答 511597人/次 加入时间3年前
诸葛方孔
诸葛方孔
已回答 451391人/次 加入时间3年前
筱筱
筱筱
已回答 412896人/次 加入时间2年前
机动车
已回答 361537人/次 加入时间2年前
摘录专题专栏 - 国家税务总局上海市税务局摘录实务中如何设置生产成本明细账?_税 务 — 第一时间传递财税政策...摘录什么是投资回报率(ROI)?如何计算?-问问吧摘录研发费用加计扣除指引摘录如何计算交易性金融资产的公允价值变动?-全球办问问吧
代理记账(零申报)
小规模纳税人,每月低至25元
¥300起
摘录外商投资企业注销汇回外方股东投资资本金,需要到税务...摘录叙永县政务服务网址? 政务公开摘录故意伤害两个人怎么判刑_问问吧摘录专利授权后复审 (IPR - 美)摘录国家税务总局云南省税务局12366热点问题2024年第3期[上半月]_税...
代理记账(零申报)
一般纳税人,每月低至50元
¥600起
摘录...天津市国家税务局关于赋予天津空港物流加工区国家...摘录关于建筑服务等营改增试点政策的通知摘录利润分配借方代表什么_会计实务-问问吧摘录租赁合同含免租期,起租日是否包含免租期?摘录金堂县代理记账多少钱?
年报经营异常修复
各类异常快速处理,四大平台均可
¥600起
摘录消费税税目有几个税种怎么算的呢_会计实务-问问吧摘录如何编制资产负债表和损益表_会计实务-全球办问问吧摘录什么是社会抚养费应收多少钱-法律知识问问吧摘录2024年11月1日起推行电子发票(铁路电子客票)!一图了解...摘录不要专票、不要农产品收购发票便可进行抵扣_问问吧...
工商注册服务
极速办理,快速下照,工商财税一站式任选
¥600起