您好！很高兴为您解答这个问题。

这是一个非常常见且重要的会计实务问题。总的来说，发票存根联不能作为您自己单位的记账原始凭证。

下面为您详细解释原因、规定以及正确的处理方法。

核心结论：不可以

根据《中华人民共和国发票管理办法》及会计基础工作规范，记账必须使用发票的“发票联”，而存根联是开票方（销售方）自己留存备查的联次，对收票方（购买方）而言，它不是合法有效的记账凭证。

详细原因分析

1. 发票各联次的功能定位不同：

   • 存根联：由开票方留存。用于自己记录开了多少发票、开了什么内容，是开票方内部核算和税务机关检查其开票情况的依据。
   • 发票联：交给收票方（购买方）。作为收票方付款和记账的唯一合法原始凭证。您单位作为购买方，用来记账的必须是对方开给您的“发票联”。
   • 记账联：由开票方作为自己记账的原始凭证。
   • （增值税专用发票还有一联“抵扣联”，用于购买方认证抵扣进项税额）

2. 会计凭证的合法性要求： 原始凭证必须真实、完整、合法。用存根联记账存在巨大风险：

   • 真实性无法保证：您无法证明这张存根联对应的“发票联”是否真的交付给了您的公司。可能存在对方开了票但没给您，或者给了其他公司的情况。
   • 合法性欠缺：从法律效力上讲，税务和审计机构只承认“发票联”作为购买方成本费用入账的依据。使用存根联记账，在税务稽查时，这笔费用将被认定为“无合法有效凭证”，不得在税前扣除，需要做纳税调增，补缴企业所得税和滞纳金，甚至可能面临罚款。

实务中可能出现的情况及处理办法

情况一：不小心把对方给的“发票联”弄丢了 这是最可能发生的情况。此时绝不能用自己的“记账联”或对方的“存根联”复印件来记账。正确的处理流程是：

1. 及时联系开票方：向开票方说明情况。
2. 获取证明文件：要求开票方提供其记账联的复印件，并加盖其发票专用章（公章也可以）。
3. 编写说明：由您公司的经办人员写一个书面说明，详细说明发票丢失的原因、发票代码、号码、金额等，并提交给领导审批。
4. 替代入账：将加盖了开票方公章的记账联复印件和丢失情况说明、付款记录（如银行回单）等材料放在一起，共同作为记账的原始凭证附件。

注意：根据国家税务总局的规定，丢失发票联还有一种方法是，可以用开票方在税务系统里的“发票明细”截图打印并盖章来作为凭证。但最通用和保险的做法还是上述的“记账联复印件加盖公章”。

情况二：对方不小心把“存根联”寄给了您 这属于对方的工作失误。您应该：

• 立即退回：将收到的存根联寄回给开票方。
• 要求重寄：要求对方将正确的“发票联”重新寄送给您。
• 暂缓入账：在收到正确的“发票联”之前，这笔账务可以暂时挂在“预付账款”或其他应收科目，待收到合规票据后再正式入账。

总结

| 凭证类型 | 归属方 | 能否作为购买方记账凭证 | 原因 | | :--- | :--- | :--- | :--- | | 发票联 | 收票方（购买方） | 可以且必须 | 法定的、唯一的付款和记账凭证 | | 存根联 | 开票方（销售方） | 绝对不可以 | 仅是开票方内部留存备查联次，对购买方无法律效力 | | 记账联 | 开票方（销售方） | 不可以（但丢失时可使用其盖章复印件） | 是开票方自己的记账凭证 |

牢记原则：自己记账，必须使用对方开给自己的那一联（发票联）。 确保原始凭证的合法有效是会计工作的底线，可以有效避免未来的税务风险和法律纠纷。